Vì sao cần nắm rõ quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu
Với doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, việc chưa nắm rõ trình tự làm thủ tục hải quan là nguyên nhân phổ biến dẫn đến chậm trễ thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi ngoài kế hoạch. Hiểu rõ quy trình giúp doanh nghiệp chuẩn bị chứng từ đầy đủ ngay từ đầu, chủ động thời gian giao hàng cho đối tác nước ngoài.
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và bộ chứng từ
Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần phân loại đúng mã HS của hàng hóa, kiểm tra xem mặt hàng có thuộc danh mục cấm xuất khẩu, xuất khẩu có điều kiện hoặc phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Bộ chứng từ cơ bản cần chuẩn bị gồm: hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), và các giấy phép, chứng nhận liên quan nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Bước 2: Khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp hoặc đơn vị đại lý hải quan tiến hành khai tờ khai xuất khẩu trên hệ thống VNACCS/VCIS. Thông tin khai báo cần trung thực, chính xác và khớp với bộ chứng từ đã chuẩn bị, vì đây là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu.
Bước 3: Hệ thống phân luồng tờ khai
Sau khi tờ khai được truyền đi, hệ thống sẽ tự động phân vào một trong ba luồng: luồng xanh – thông quan tự động, không cần kiểm tra hồ sơ hay thực tế hàng hóa; luồng vàng – kiểm tra hồ sơ giấy hoặc điện tử nhưng không kiểm tra thực tế lô hàng; luồng đỏ – phải kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa, thường mất nhiều thời gian nhất.
Bước 4: Xuất trình hàng hóa và chứng từ
Với các lô hàng thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ, doanh nghiệp cần xuất trình chứng từ và sắp xếp hàng hóa thuận tiện cho việc kiểm tra. Việc đóng gói, ghi nhãn hàng hóa rõ ràng, đúng với khai báo sẽ giúp quá trình kiểm tra thực tế diễn ra nhanh hơn.
Bước 5: Hoàn tất nghĩa vụ thuế, phí
Sau khi tờ khai được hệ thống chấp nhận, doanh nghiệp hoàn tất các nghĩa vụ tài chính liên quan (nếu có) theo quy định hiện hành đối với từng loại hàng hóa xuất khẩu.
Bước 6: Thông quan và giao hàng
Khi tờ khai được thông quan, hàng hóa sẽ được phép đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan để xếp lên phương tiện vận chuyển quốc tế theo lịch trình đã đặt với hãng tàu hoặc hãng bay.
Những lỗi thường gặp khiến thông quan bị chậm trễ
Khai sai mã HS hoặc mô tả hàng hóa không khớp với thực tế là nguyên nhân phổ biến nhất khiến lô hàng bị chuyển sang luồng đỏ hoặc bị yêu cầu giải trình bổ sung. Ngoài ra, thiếu giấy phép chuyên ngành đối với mặt hàng thuộc diện quản lý, hoặc chứng từ không thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn và phiếu đóng gói cũng là những lỗi khiến thời gian thông quan kéo dài hơn dự kiến, phát sinh chi phí lưu container tại cảng.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực logistics quốc tế, Huyên Ngọc hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn mã HS, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan cho đến điều phối xe vận chuyển container, giúp quy trình xuất khẩu diễn ra thông suốt, đúng tiến độ.
