Hàng đã cập cảng nhưng thiếu một chứng từ, thế là cả lô hàng phải nằm chờ thêm vài ngày, phát sinh phí lưu container, lưu bãi ngoài dự tính. Phần lớn những chậm trễ này hoàn toàn có thể tránh được nếu chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu.
Những chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ
Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu cơ bản gồm: hợp đồng thương mại (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill), và tờ khai hải quan. Tùy loại hàng và thị trường, có thể cần thêm giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) để hưởng ưu đãi thuế quan, giấy chứng nhận chất lượng hoặc kiểm dịch (đối với hàng nông sản, thực phẩm), và giấy phép nhập khẩu đối với mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Vai trò của từng loại chứng từ
Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói là cơ sở để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế và đối chiếu thực tế hàng hóa khi kiểm tra. Giấy chứng nhận xuất xứ quyết định doanh nghiệp có được hưởng thuế suất ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do hay không – thiếu C/O hợp lệ đồng nghĩa với việc phải chịu mức thuế thông thường, có thể chênh lệch đáng kể so với thuế ưu đãi.
Cách chuẩn bị hồ sơ để tránh chậm trễ
Nguyên tắc quan trọng nhất là đối chiếu chéo thông tin giữa các chứng từ – tên hàng, số lượng, trọng lượng trên hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn phải khớp nhau tuyệt đối, vì bất kỳ sai lệch nào cũng có thể khiến hải quan nghi ngờ và yêu cầu kiểm tra thực tế, kéo dài thời gian thông quan. Doanh nghiệp nên chuẩn bị và gửi bộ chứng từ cho đơn vị khai báo hải quan ngay khi có thông tin lịch tàu, không đợi đến khi hàng cập cảng mới bắt đầu xử lý giấy tờ.
Kết luận
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ và chính xác là điều kiện tiên quyết để thông quan nhanh, tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có. Đầu tư thời gian chuẩn bị kỹ hồ sơ ngay từ đầu luôn tiết kiệm hơn nhiều so với việc xử lý sự cố khi hàng đã nằm tại cảng.
